哪些资料要留、留多久
期限比多数企业以为的更长。
| 资料类型 | 最低保管期限 | 依据 |
|---|---|---|
| 会计凭证（原始凭证、记账凭证） | 30 年 | 《会计档案管理办法》 |
| 会计账簿（总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿） | 30 年 | 《会计档案管理办法》 |
| 固定资产卡片 | 固定资产报废清理后保管 5 年 | 《会计档案管理办法》 |
| 月度、季度、半年度财务会计报告 | 10 年 | 《会计档案管理办法》 |
| 年度财务会计报告 | 永久 | 《会计档案管理办法》 |
| 银行对账单、存款余额调节表、纳税申报表 | 10 年 | 《会计档案管理办法》 |
| 涉税资料（账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证等） | 10 年 | 《税收征收管理法实施细则》 |
| 已开具的发票存根联 | 5 年 | 《发票管理办法》 |
表中各列信息较为概括，逐项说明如下，便于在准备材料时对照。
会计凭证（原始凭证、记账凭证）：最低保管期限——30 年；依据——《会计档案管理办法》。
会计账簿（总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿）：最低保管期限——30 年；依据——《会计档案管理办法》。
固定资产卡片：最低保管期限——固定资产报废清理后保管 5 年；依据——《会计档案管理办法》。
月度、季度、半年度财务会计报告：最低保管期限——10 年；依据——《会计档案管理办法》。
年度财务会计报告：最低保管期限——永久；依据——《会计档案管理办法》。
银行对账单、存款余额调节表、纳税申报表：最低保管期限——10 年；依据——《会计档案管理办法》。
涉税资料（账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证等）：最低保管期限——10 年；依据——《税收征收管理法实施细则》。
已开具的发票存根联：最低保管期限——5 年；依据——《发票管理办法》。
说明：上表期限为最低保管期限，保管期限自会计年度终了后的第一天算起。不同依据规定的期限需同时满足，因此涉税资料在实务中通常按更长的期限保管。
未整理与缺失会带来什么
后果分三个层面。
- 第一层：责令改正与罚款。未按照规定设置、保管账簿或者保管记账凭证和有关资料的，由税务机关责令限期改正，可以处 2000 元以下的罚款；情节严重的，处 2000 元以上 1 万元以下的罚款。
- 第二层：检查中的资料提供压力。检查中需要提供合同、票据与账簿等资料。如果资料丢失，通常需要出具书面说明与相关证明材料，并被要求在限期内补设账簿。期限通知通常给出明确的整改时间要求。
- 第三层：后续事项的成本上升。账簿不连续会影响注销时的税务清算、影响变更时的数据核对，也会影响融资或合作对方对企业财务状况的判断。相关影响可参见 遗失财务账册的企业还能办理公司注销吗。
- 需要说明的是：补做历史账务的工作量与缺失期间的长度和凭证规模直接相关。跨度越长，可追溯性越差。
按四步把账补回来
整改的核心是让账簿连续、可核对。
- 第一步：盘点现状。弄清哪些期间有账、哪些期间缺失，凭证留存到什么程度，申报记录是否连续。形成一份现状清单是后续工作的基础。
- 第二步：确定重建范围。区分「有凭证缺记账」与「凭证也缺失」两类情形。前者可以按凭证补记，后者需要结合银行流水、开票数据与申报记录进行重建。
- 第三步：按年度分步推进。从最早的缺失期间开始逐期推进，保持期间之间的衔接。跳跃式补做容易出现前后不一致。
- 第四步：建立日常机制。把凭证交接、装订与保管做成固定流程，明确每个月或每个季度的交付与核对节点。服务安排上的自查清单，可参见 长期找低价代账容易产生哪些税务隐患。
四项可执行的保管动作
这些动作不需要额外成本。
按期装订凭证
记账凭证按月份装订成册，附上对应的原始凭证，封面标注期间与册数。装订后的检索效率远高于散装存放。
按年度归档
账簿、报表与申报表按年度归档，形成年度档案盒。按年度划分符合保管期限的计算口径。
电子与纸质同步
可同时保存电子形式的会计资料。满足相关条件的电子会计资料可仅以电子形式保存，但需要保证来源真实可控。
销毁要走程序
保管期限届满后不能自行销毁，需要按规定程序办理鉴定与审批。提前或擅自销毁会构成违规。
相关服务费参考区间
补做账务的工作量取决于缺失范围，下列为我方服务的参考区间。
账务数据校准
核对账实差异、科目使用与往来挂账，输出调整建议。
账务重建与税务核查配合服务
含历史资料梳理、账务重建与资料提供配合。
单项涉税风险排查
对指定期间账务与申报数据做规则化比对，输出书面风险关注清单与处理优先级。
补账与补申报
补齐缺失期间的账务与申报记录。计价方法为按账期数量、凭证规模与涉及税种数量分档核算。
说明：应缴税款、滞纳金与罚款由企业据实缴纳，不包含在服务费内。我方不提供涉税鉴证与审计服务；涉及鉴证、审计或法律意见的，应由会计师事务所、律师事务所等具备相应资质的机构出具。以上为我方服务费的参考区间，按上表所列交易条件对应不同档位，具体档位与适用范围已逐项标明；该费用不含应向主管部门缴纳的税款、滞纳金与罚款，也不含第三方收取的费用。签约前我方出具书面报价单，逐项列明服务内容与对应价格，未在报价单中列明的项目不收取费用，服务过程中不另行加价。最终金额以双方签署的服务合同为准。
