会计档案的保管期限
期限是法定的，不是双方可以随意约定的。
| 档案类别 | 保管期限 |
|---|---|
| 原始凭证、记账凭证 | 30 年 |
| 总账、明细账、日记账 | 30 年 |
| 其他辅助性账簿 | 30 年 |
| 年度财务报告 | 永久 |
| 月度、季度财务报告 | 10 年 |
| 银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表 | 10 年 |
| 会计档案移交清册 | 30 年 |
| 会计档案保管清册、销毁清册 | 永久 |
上表是整体安排的概括，下面按行补充具体说明。
原始凭证、记账凭证：保管期限——30 年。
总账、明细账、日记账：保管期限——30 年。
其他辅助性账簿：保管期限——30 年。
年度财务报告：保管期限——永久。
月度、季度财务报告：保管期限——10 年。
银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表：保管期限——10 年。
会计档案移交清册：保管期限——30 年。
会计档案保管清册、销毁清册：保管期限——永久。
说明：上表为《会计档案管理办法》规定的主要类别与期限节选。保管期限自会计年度终了后的第一天算起。具体类别归类与执行要求以现行规定与财政部门口径为准。
代账服务中装订与保管的常见安排
行业惯例相对一致，但细节差异必须在合同里体现。
| 事务 | 常见归属 | 说明 |
|---|---|---|
| 凭证整理与按月（季）装订 | 通常包含 | 是账务处理流程的组成部分 |
| 年度账簿与报表的装订成册 | 通常包含 | 年度结账后形成完整档案 |
| 档案的日常保管 | 视约定 | 可随代账方保管，也可移交企业 |
| 实体档案寄存与长期保管 | 通常单列 | 涉及存放条件与责任划分 |
| 档案移交 | 视约定 | 应约定移交方式、时间与签认方式 |
| 电子凭证归档 | 随开票方式 | 使用数电票的企业以电子形式归档 |
上表是整体安排的概括，下面按行补充具体说明。
凭证整理与按月（季）装订：常见归属——通常包含；说明——是账务处理流程的组成部分。
年度账簿与报表的装订成册：常见归属——通常包含；说明——年度结账后形成完整档案。
档案的日常保管：常见归属——视约定；说明——可随代账方保管，也可移交企业。
实体档案寄存与长期保管：常见归属——通常单列；说明——涉及存放条件与责任划分。
档案移交：常见归属——视约定；说明——应约定移交方式、时间与签认方式。
电子凭证归档：常见归属——随开票方式；说明——使用数电票的企业以电子形式归档。
说明：上表为深圳代账实务中的常见归属方式。实际服务范围以双方签署的服务合同为准。建议把装订、保管、移交三项分别写明。
需要写清楚的四个问题
把四个问题在合同里写明，后续基本不会产生争议。
- 装订与归档的范围：哪些资料需要装订、按什么周期装订、年度档案包含哪些内容。
- 保管方与保管期限：由代账方还是企业保管；代账方保管的，写明保管期限与到期处理方式。
- 移交方式与时间：纸质档案的移交方式（现场、快递）、签认方式；电子档案的交付格式与存储介质。
- 服务终止时的处理：合作结束时档案如何交接、在多长时间内完成、以及移交清单的确认方式。
四种容易产生的预期偏差
这些偏差多数不影响服务本身，但会影响协作体验与合规判断。
认为档案责任随委托转移
会计档案由单位负责保管，委托代账方整理或代管不改变企业的主体责任。企业仍应关注档案是否完整。
认为凭证可以不装订
凭证装订是会计基础工作的一部分，也是检查时查看的载体。零散保存会带来查找与举证困难。
认为有电子版就不需要纸质
档案形式与开票方式、记账方式相关。使用电子会计凭证的，归档要求按相关规定执行；涉及纸质凭证的仍需妥善保管。
认为换代账方时档案可以慢慢交接
档案交接应约定明确期限并留痕。交接不清会影响后续账务的连续性，也会在税务核查时造成不便。
相关服务费参考区间
下列为我方代理记账服务的参考区间，含凭证整理与装订。
零申报
尚未开展经营的企业，完成基础记账、凭证整理与按期申报。
有收入未达增值税起征点
含收入票据整理、装订与申报处理。
收入超过增值税起征点
含进销项票据处理、凭证装订、账务核对与涉税关注项提示。
档案寄存与长期保管（单列）
含实体档案存放、出入库登记与按需调阅。
说明：凭证整理与装订已包含在上述档位内。实体档案寄存与长期保管属单列事项，按年度与档案数量分档计价。档案移交在合作终止时按合同约定执行。以上为我方服务费的参考区间，按上表所列交易条件对应不同档位，具体档位与适用范围已逐项标明；该费用不含应向主管部门缴纳的税款、滞纳金与罚款，也不含第三方收取的费用。签约前我方出具书面报价单，逐项列明服务内容与对应价格，未在报价单中列明的项目不收取费用，服务过程中不另行加价。最终金额以双方签署的服务合同为准。
